Hoe ga je om met restpunten?

Alle panelen liggen op het dak, maar de omvormer is niet de juiste. Of: er zijn slechts 12 panelen geïnstalleerd, terwijl de klant er 14 verwacht. Kortom, er kan van alles gebeuren waardoor je jouw klus niet volledig kunt opleveren en terug moet om openstaande punten op te lossen. Dit noemen we restpunten. In dit artikel lees je een aantal tips van onze Customer Success Consultants hoe je hier in de toekomst mee om kunt gaan.

Het ontstaan van restpunten is voor niemand prettig, want in de tijd dat je een restpunt oplost, had je ook een nieuwe installatie kunnen plaatsen. Als je niet oppast, halen restpunten de wind uit de zeilen van je operatie. Ze vormen dan ook een van de grootste proces-issues.

Alle afdelingen zijn er druk mee

Van werkvoorbereiding tot planning en van installatieteams tot facturatie: alle afdelingen moeten opnieuw de lead in behandeling nemen. Jouw planners moeten zich in allerlei bochten wringen om de openstaande klussen in te plannen. Eventuele materialen moeten worden besteld en de monteurs worden er ook niet blij van, want zij moeten ‘even tussendoor’ terug om problemen op te lossen.

De doorlooptijd van melding tot oplossing is vaak meer dan 4 weken. In deze tijd stapelt het achterstallige werk zich op en kan de klant zijn zonnepanelensysteem niet gebruiken. Je kunt je voorstellen dat dit zwaar drukt op de klantervaring. Zonde vinden wij.

Cashflow

Hoewel de bovenstaande gevolgen al vervelend genoeg zijn, heeft opstaand nawerk een negatief effect op je cashflow. Restpunten kosten geld in het totale proces en met veel pech kan je in je planning evenveel restpunten en services open hebben staan als nieuwe installaties, waardoor je verlies kan draaien. Je hebt immers al geïnvesteerd in materiaal en arbeid, maar kunt nog niet factureren aan de eindklant. De kosten gaan in dit geval te vér voor de baten uit.

Restpunten oplossen en voorkomen

Eerlijk is eerlijk: er is niet één magische oplossing om restpunten op te lossen en te voorkomen. Ze zijn te divers en waar gewerkt wordt, worden nou eenmaal fouten gemaakt. Maar je kunt wel degelijk stappen zetten om dit proces efficiënter te managen. Dat begint vooral met het ‘meten’ en achterhalen van de oorzaken. De input van je restpunten zijn cruciale input voor je toolbox naar monteurs, magazijn en werkvoorbereiding om die te verlagen. Om deze input boven water te krijgen, is het opzetten van een proces voor leads die niet in een keer worden opgeleverd de oplossing. 2Solar kan je daar op de volgende manieren bij helpen:

1. Inzicht krijgen in welke leads nog niet zijn opgeleverd;
2. De oorzaak van een restpunt vastleggen met opleverdocumenten. Om goed inzicht te krijgen, raden we aan gebruik te maken van gestandaardiseerde oorzaken als: geen materiaal, ontbrekend materiaal, te weinig tijd, schade, asbest, etc.
3. Het opnieuw en efficiënt plannen van restpunten aan de hand van een speciaal planningsevent om overzicht te houden hoe vaak deze voorkomen;
4. Hierdoor worden ook de doorlooptijden duidelijk, zodat je kunt streven naar een maximale doorlooptijd van 1 tot 2 weken;
5. Bied focus door een (deel) van de afdeling(en) eigenaar te maken van restpunten, zodat deze niet verdwalen tussen de normale klussen.

De boodschap is dus allereerst: meten is weten. Door oorzaken vast te leggen ontdek je structurele fouten in je operatie die je kunt aanpakken om toekomstige restpunten te voorkomen. De gevolgen: blije klanten, gemotiveerde monteurs en planners en snelle facturatie. Win, win, win.